На мой взгляд, периодически оценивать рыночные условия – правильно. Ведь нет никакой гарантии, что, почуяв запах денег, ваш подрядчик не станет необоснованно завышать цены, увеличивать сроки, ухудшать качество. Конкуренция – основа прогресса.
Но в некоторых компаниях в итоге приходят к слишком кабальным условиям на тендерных процедурах. Например, в маркетинговой сфере часто попадаются такие тендеры, где исполнитель должен в рамках тендерной процедуры сделать чуть ли не всю работу по проекту. Бесплатно.
Это приводит к тому, что исполнители объединяются в сообщества, чтобы противостоять сложившейся ситуации. Вскоре с компаниями, которые устраивают подобные необъективные тендерные процедуры, хорошие агентства перестают сотрудничать.
Надо понимать, что постоянные расчёты, подготовка тендерных заданий, креатива, предложений – это большие издержки для любого исполнителя. И если эти издержки не стоят объёма подобных задач, то вскоре вы рискуете потерять доверие.
На чём можно обжечься
Чтобы быть более объективным, я решил спросить в своём аккаунте в соцсети, в профессиональных сообществах и у своих друзей о том, что им кажется самым сложным при найме внешнего исполнителя. И получил достаточно много откликов. Вот несколько вещей, на которые люди обращали внимание.
Сроки выполнения работ
Самая главная проблема при найме внешней команды – соблюдение сроков. Некоторые проекты делаются будто целую вечность. Иногда сложно понять, делается ли что-то вообще.
Самое банальное решение этой проблемы я вижу в том, чтобы работать с проверенными командами. Когда работаете с одной и той же командой, то уже знаете, чего ожидать.
Лет пять назад в REDKEDS у меня было достаточно много типовой работы, которую мы делали с подрядчиками. Через некоторое время я сформировал список подрядчиков по каждому направлению. Для себя я делил их на три типа: лучшее качество, точный срок, точная стоимость. Это было похоже на тройственную ограниченность в управлении проектами – каждый из исполнителей на проектах обычно относился к одному из трёх типов. Соответственно, отдавая проект в одну из таких команд, я более-менее понимал, чего ожидать.
Ещё одно, казалось бы, очевидное решение приходит, когда всё больше работаешь с подрядчиками – нужно закладывать больше времени перед финальным дедлайном. Кажется, что так делают все, но есть одно ключевое правило, которое я рекомендую применять. Главное, чтобы исполнитель знал, что этот крайний срок для вас важен. Напоминайте исполнителю о значимости дедлайна! Если ваша работа займёт две недели, ненавязчиво напомните о себе через два-три дня. Если просто уточнить, есть ли вопросы по задаче, нужна ли помощь, и напомнить о важности сроков, это не будет выглядеть плохо. Только помните, что дедлайн действительно должен быть для вас значимым.
Есть способ, которому меня научил один из моих бывших руководителей. Я называю его «половина половин». Суть состоит в том, что надо разделить общий срок выполнения работ на несколько отрезков. Первый – половина от общего срока выполнения работ. Второй – это четверть всего срока, половина половины всей работы. Третий – это половина от последней точки до финала проекта. Это те точки, на которых вы обязаны проконтролировать исполнителя. Проверено на практике – такой способ помогает решить часть проблем проекта ещё до их возникновения.
Еженедельная отчётность
Раньше мы как исполнители готовили статусы для клиентов сразу после очной еженедельной встречи. Но всё меняется, поэтому и мы меняем свой подход, чтобы поддерживать актуальность клиентского сервиса. На мой взгляд, для проектов обязательны три вида статусов: очная встреча, письмо и сообщение в мессенджере.
Очная встреча важна для обеих сторон. Чем чаще вы общаетесь вживую, тем лучше взаимопонимание, уровень вовлечённости и меньше неопределённости. И клиентская сторона, и сторона подрядчика по ходу проекта будут стараться эти встречи «слить». Они могут казаться тратой времени из-за того, что их сложнее провести раз в неделю, чем бесконечно переписываться в общем чате или почте, пытаясь друг друга понять. Но поверьте, стройные проекты, где все немного скучают на очном статусе, лучше, чем те бесконтрольные, где стороны в агонии пытаются понять друг друга в переписке.
Также нет необходимости пояснять, что очный статус легко заменяется созвоном с включёнными камерами. С таким подходом эмоционального вовлечения, конечно, меньше, но это лучше, чем его полное отсутствие.
Статус в почте не нуждается в отдельном пояснении. Важно, чтобы в нём фигурировали конкретные задачи, ответственные лица и даты. Идеально отправлять его сразу после очного статуса.
Чем моложе клиенты и исполнители, тем чаще они игнорируют почту. Мы стараемся дублировать оперативную информацию и основные моменты проекта в чате мессенджера, где есть все заинтересованные лица. Сообщение с еженедельным статусом в чате мы закрепляем, чтобы оно не потерялось в длинной переписке.
Необязательность: фрилансеры не рискуют репутацией
Интересную мысль подкинула мне Виктория Согрина, с которой мы работали в REDKEDS: она занимала должность директора по клиентскому сервису, а значит, хорошо знает, что случается на проектах.
Сравнивая работу фрилансеров и агентств, она заметила необязательность первых. Например, вы договорились о небольшом проекте. Фрилансер делает его, а потом внезапно пропадает. Было такое? Наверняка! Причём он может вернуться за пару дней до срока и сказать что-то вроде: «У меня не получилось. Можешь отдать эту задачу кому-то другому?» Почему так происходит? Вика отмечает, что причины неисполнительности кроются в том, что фрилансеру чаще всего не страшно рисковать своей репутацией. Один человек, с которым не сложилась работа, в целом вряд ли повлияет на поток новых клиентов.
В отличие от фрилансера, агентство имеет бренд. И он значим для потока новых клиентов. Возможно, институт репутации в России пока не такой развитый, но то, что люди говорят о вашем бренде, достаточно сильно влияет на него. Уверен, что пара недовольных клиентов вполне может и закрыть агентство вовсе.
Один исполнитель и его фишка
Иногда, чтобы отстроиться от конкурентов, хочется сделать уникальное представление. Например, иллюстрацию на упаковке товара. Так было с моей родственницей, которая отвечает за развитие СТМ в компании-ритейлере. Она рассказала, что ей приходится ждать, когда этот особенный иллюстратор освободится, чтобы выполнить проект. А порой период ожидания превышает месяц.
Как этого избежать? Стоит сделать что-то вроде гайда, по которому можно рисовать подобные штуки. Было бы здорово иметь сразу нескольких иллюстраторов, чтобы не